Mail wordt vanzelf dossier
Elke update van agenten en rederijen in de gedeelde mailbox wordt automatisch gelezen en verwerkt. Wat relevant is, wordt een dossier-update of een taak. Niemand tikt nog iets over.
Case · Logistiek · Cargocare Netherlands
Zendingsadministratie zonder overtikken
Cargocare Netherlands, een internationale expediteur in zee- en luchtvracht, liet de zendingsadministratie aan ons over. Mail wordt automatisch gelezen en verwerkt, deadlines worden bewaakt, facturen gecontroleerd. Wat uren handwerk per dag kostte, is nu minuten controle.
De situatie
Bij Cargocare Netherlands liep de gedeelde mailbox dagelijks vol met updates van agenten en rederijen: vertrekdata, aankomsten, wijzigingen, facturen. Al die informatie moest met de hand worden overgetikt naar dossiers in het logistieke systeem.
Dat systeem biedt geen volledige koppeling, dus bleef het handwerk: mail lezen, dossiers bijwerken, deadlines in de gaten houden, facturen naast de kosten leggen. Uren per dag — met altijd het risico dat er iets bleef liggen.
Wat er nu draait
We namen de zendingsadministratie over: eerst het proces begrijpen en inrichten, dan automatiseren. Vier bouwstenen doen sindsdien het werk.
Deadlines bewaken zichzelf
Vertrek- en aankomstdata worden doorlopend bewaakt met automatische kleurcodes. Vraagt iets om actie, dan ligt er een taak bij de juiste eigenaar. Valt een deadline in het weekend of op een feestdag, dan schuift die automatisch door.
Facturen naast de kosten
Inkoopfacturen worden automatisch naast de kosten in het dossier gelegd. Klopt alles, dan hoor je er niets over. Wijkt er iets af, dan wordt dat een taak voor het team.
Dagelijkse bewaking op afwijkingen
Een dagelijkse automatische controle signaleert wat afwijkt. Het team pakt die uitzonderingen op voordat de klant er iets van merkt.
Verder in deze case
Eén onderdeel van de operatie lichten we er los uit — de complete tariefcyclus, van opvragen bij agenten tot de order die naar de leverancier gaat.
Terwijl jij sliep, is het werk gedaan
Het meeste werk gebeurt buiten kantooruren. 's Nachts en vroeg in de ochtend worden mails verwerkt, dossiers bijgewerkt en deadlines gecontroleerd. Bij de start van de werkdag staat alles klaar: bijgewerkte dossiers, taken bij de juiste eigenaar en een helder beeld van wat aandacht vraagt.
AI doet het routinewerk, ons team de rest
Het logistieke systeem biedt geen API. Dus draait een van onze teamleden in de Filipijnen vroeg in de ochtend de exports, waarna AI ze verwerkt. Geen tussenoplossing, maar een blijvend onderdeel van het proces: waar een koppeling ontbreekt, vult ons team het gat — betrouwbaar, elke dag. AI leest, verwerkt, vergelijkt en signaleert; het team beoordeelt de uitzonderingen en grijpt in waar nodig. Altijd controleerbaar.
Het resultaat
Uren handwerk per dag werden minuten controle. Niets valt meer tussen wal en schip: elke update, deadline en factuur wordt gezien. Het team is bezig met klanten en uitzonderingen, niet met overtikken — betere dienstverlening, en doordat AI en ons team het zware werk doen tegen lagere kosten.
Ook zo'n proces uit handen geven?
Vertel in een paar zinnen waar het handwerk in jouw operatie zit. Je krijgt binnen één werkdag persoonlijk antwoord van Koen.