Dossiers vanuit de mailbox
Zendingsdossiers aanmaken en bijwerken op basis van updates van agenten, rederijen en klanten. Elke mail wordt gelezen, elk dossier klopt.
Logistiek · Forwarding
Zendingsadministratie? Al gedaan terwijl jij sliep.
Je mailbox stroomt vol met updates van agenten en rederijen, dossiers moeten bij, deadlines schuiven en facturen wachten op controle. Goede mensen zijn er uren per dag aan kwijt — werk dat moet, maar je bedrijf niet verder brengt. VLYOU neemt je complete logistieke backoffice over: wij richten het proces in, automatiseren het met AI en voeren het uit met een vast team.
Dit nemen we van je over
ETD- en ETA-bewaking
Elke wijziging in vertrek- en aankomstdata wordt gesignaleerd en verwerkt. Schuift een deadline, dan ligt er direct een taak bij de juiste persoon.
Facturatiecontrole tegen dossiers
Inkoopfacturen worden regel voor regel gecontroleerd tegen dossier en job costing. Verschillen komen boven water vóórdat je betaalt.
Agent- en klantcommunicatie
Statusupdates, opvragen van ontbrekende documenten en standaardcorrespondentie staan klaar. Jouw team hoeft alleen te versturen — of eerst bij te sturen.
Dagelijkse takenlijsten
Elke ochtend een actuele takenlijst per medewerker: wat vandaag aandacht nodig heeft, met de urgente zaken bovenaan.
Datakwaliteit op dossiers
Doorlopende controles op ontbrekende containernummers, agenten en documenten. Gaten in dossiers worden gevonden voordat ze een probleem worden.
Eén partner, drie versnellingen
Inrichten
We brengen jouw zendingsproces in kaart: welke mailboxen, welke systemen, welke deadlines, wie doet wat. Samen leggen we vast wat een dossier compleet maakt en wanneer er een signaal moet komen.
Automatiseren
AI-agents lezen de mailbox, werken dossiers bij, bewaken ETD's en ETA's en controleren facturen tegen job costing — vaak 's nachts, altijd controleerbaar.
Uitvoeren
Ons vaste, hoogopgeleide team op de Filipijnen pakt op wat om een menselijk oog vraagt: twijfelgevallen, uitzonderingen, communicatie. Onder Nederlandse regie, elke dag.
Internationale logistiek dienstverlener
Zo werkt dat in de praktijk
De situatie
Updates van agenten en rederijen kwamen binnen in een gedeelde mailbox en moesten stuk voor stuk handmatig in dossiers worden verwerkt. Daarbovenop vroegen deadlinebewaking en facturatiecontrole elke dag opnieuw aandacht. Uren handwerk per dag — en toch viel er af en toe iets tussen wal en schip.
Wat wij doen
We namen de complete zendingsadministratie over: van gedeelde mailbox tot taakbeheer en facturatiechecks. Het proces is opnieuw ingericht en geautomatiseerd waar het kan, en ons team stuurt bij waar menselijk oog nodig is.
Wat er 's nachts gebeurt
Systemen lezen de updates automatisch in en houden de dossiers dagelijks bij. Afwijkingen — verschoven deadlines, ontbrekende data, factuurverschillen — worden automatisch gesignaleerd en als taak bij de juiste persoon gelegd.
Het resultaat
Uren handwerk per dag zijn teruggebracht tot minuten controle. Er valt niets meer tussen wal en schip.
Veelgestelde vragen
Hebben jullie toegang nodig tot ons TMS of forwardingsysteem?
Ja — we werken in jouw systemen, met eigen accounts en alleen de rechten die nodig zijn. Alles wat we doen is herleidbaar: je ziet precies wie wat wanneer heeft aangepast. Afspraken over datatoegang en geheimhouding leggen we vooraf vast.
Elke klant en elke trade lane werkt bij ons nét anders — kan dat wel?
Juist daarom beginnen we met inrichten: we leggen jouw werkwijze per klant en per stroom vast voordat er iets automatisch draait. Uitzonderingen gaan nooit stilletjes op de automatische piloot — die komen als taak bij een mens terecht. Het proces volgt jouw regels, niet andersom.
Wat als er 's nachts iets misgaat met een zending?
Alles wat AI doet wordt gelogd en is controleerbaar; twijfelgevallen worden nooit stil afgehandeld maar als taak klaargelegd. Door het tijdsverschil werkt ons team al terwijl het hier nacht is, dus afwijkingen zijn vaak al opgepakt voordat jij inlogt. En Koen is als Nederlandse eindverantwoordelijke altijd jouw aanspreekpunt.
Welke mailbox zou jij morgen niet meer willen openen?
Vertel het ons — je krijgt binnen één werkdag persoonlijk antwoord van Koen, met een eerlijke inschatting of we het kunnen overnemen.