Orderverwerking en -invoer
Binnenkomende orders uit mail, portalen of bijlagen worden gecontroleerd, ingevoerd en bevestigd in jouw systeem. Elke stap is achteraf te controleren.
Backoffice · Administratie
Je backoffice draait door — ook terwijl jij slaapt
Orders invoeren, mailboxen wegwerken, facturen controleren, rapportages bouwen: je team is er elke dag uren aan kwijt, en het brengt je bedrijf geen stap verder. VLYOU neemt die backoffice volledig over — we richten het proces in, automatiseren het met AI en voeren het uit met een vast, hoogopgeleid team op de Filipijnen, onder Nederlandse regie. Terwijl jij slaapt, wordt het werk gedaan.
Dit nemen we van je over
Gedeelde mailboxen afhandelen
Je info@-, orders@- en support@-boxen worden dagelijks leeggewerkt: sorteren, beantwoorden waar het kan, doorzetten waar het moet. Niets blijft liggen.
Facturatiecontrole en administratieve checks
We leggen inkoopfacturen naast orders en tarieven, signaleren verschillen en maken dossiers compleet. Afwijkingen komen bij jou terecht als beslissing, niet als zoekwerk.
Data-invoer en -overdracht
Gegevens die nu handmatig van het ene systeem naar het andere gaan — van webshop naar boekhouding, van portal naar ERP — worden geautomatiseerd overgezet en gecontroleerd.
Periodieke rapportages
Week-, maand- en klantrapportages worden 's nachts opgebouwd uit je eigen data en liggen 's ochtends klaar. Zelfde format, elke keer, zonder handwerk op vrijdagmiddag.
Klantvragen voorbereiden
Binnenkomende klantvragen worden gecategoriseerd, uitgezocht en voorzien van een conceptantwoord. Jouw mensen keuren goed en versturen — het uitzoekwerk is al gedaan.
Eén partner, drie versnellingen
Inrichten
We brengen je huidige backoffice in kaart: welke orders, mailboxen en controles er zijn, waar het schuurt en wat de regels zijn. Samen leggen we vast hoe het proces hoort te lopen.
Automatiseren
AI-agents nemen het routinewerk over: orders lezen en invoeren, mail sorteren, facturen matchen, rapportages opbouwen — vaak 's nachts, altijd controleerbaar.
Uitvoeren
Ons vaste team op de Filipijnen voert uit, controleert en vangt uitzonderingen op — hoogopgeleid, uitstekend Engels, met een eigen kwaliteitscultuur. Koen draagt vanuit Nederland de eindverantwoordelijkheid.
Wat er nu al draait — drie sectoren
Zo werkt dat in de praktijk
De situatie
Dit is geen toekomstmuziek: bij drie heel verschillende bedrijven draait dit model vandaag al. Een logistiek dienstverlener met een volle zendingsadministratie, onze eigen webshop Wijn met een Boodschap, en een uitzender in de tuinbouw die dagelijks cv's binnenkrijgt.
Wat wij doen
Voor elk bedrijf hebben we het proces eerst ingericht en daarna stap voor stap geautomatiseerd. Bij de logistiek dienstverlener verzorgen we de zendingsadministratie van mailbox tot facturatiechecks; bij de uitzender is de cv-verwerking geautomatiseerd; bij de webshop draaien content, SEO, advertenties en e-mail op AI, met het team voor grafisch werk en marketingreview.
Wat er 's nachts gebeurt
Terwijl jij slaapt, verwerkt AI mailboxen en cv's, controleert facturen en bouwt content. Door het tijdsverschil is ons team op de Filipijnen al aan het werk om uitzonderingen op te pakken en het resultaat te controleren voordat jouw ochtend begint.
Het resultaat
Bij alle drie is het resultaat hetzelfde: het werk is elke ochtend klaar en de eigen mensen houden tijd over voor werk dat het bedrijf verder brengt. En doordat AI en ons team het zware werk doen, dalen de kosten vanzelf mee.
Veelgestelde vragen
Hoe krijgen jullie toegang tot onze systemen en data?
We werken in jouw omgeving, met eigen accounts per teamlid en alleen de rechten die voor het proces nodig zijn. Afspraken over toegang, geheimhouding en AVG leggen we vooraf vast, en elke handeling is achteraf terug te zien.
Hoe houd ik grip op werk dat aan de andere kant van de wereld gebeurt?
Elke stap is controleerbaar: je ziet wat er verwerkt is, wat AI heeft gedaan en wat het team heeft gecontroleerd. Koen is vanuit Nederland eindverantwoordelijk en je hebt één vast aanspreekpunt — geen wisselende gezichten.
Ons proces zit vol uitzonderingen — kan dat wel worden overgenomen?
Juist daarom beginnen we met inrichten: we leggen samen vast hoe de regels én de uitzonderingen lopen. AI doet het voorspelbare werk, het team vangt de rest op, en wat echt een beslissing van jou vraagt, komt netjes bij jou terecht.
Welke administratie zou jij het liefst overdragen?
Vertel ons welk werk elke dag terugkomt — orders, mailboxen, facturen of rapportages. Je krijgt binnen één werkdag persoonlijk antwoord van Koen.